Hjälp! Hur gör man egentligen när man ska anordna ett event? Vad ska man tänka på? Det är faktiskt inte så komplicerat, men det är en del saker som är bra att känna till och tänka på!
Ett officiellt event = event där t.ex. utmärkelser får delas ut.
Det innebär också att man i någorlunda god tid valt datum och annonserat när eventet ska vara, så t.ex. kungligheter kan närvara, och på det stora hela underlättar för alla närvarande att planera sitt resande i god tid. Så här i Corona-tider kan det också vara bra att tänka på vad man gör om restriktioner varierar i olika länder eller lättar/ökar lokalt.
SÅ HÄR GÖR DU
1) Det måste finnas en officiell lokalgrupp som står som arrangör för eventet. Tillhör du en lokalgrupp som inte ännu är ett erkänt härad, behöver du ha en sponsorgrupp som står som arrangör.
2) Datum måste bokas i Drachenwalds kalender.
Detta måste göras av Drotsen i lokalgruppen.
Försök gärna bestämma ett datum för eventet så snabbt som möjligt, så det inte krockar med andra event i samma furstendöme etc. Det är även bra om någon utses till att vara Autokrat (Event Steward) för eventet redan nu, d.v.s. den som är övergripande ansvarig för eventet och dess planering och som är kontaktperson om man har frågor om eventet.
Kanske det redan nu också går att utse Matokrat (Food Steward), d.v.s den som ansvarar för vad för mat som kommer tillagas och serveras.
Webb-formulär för boka datum: http://www.drachenwald.sca.org/events/calendar-add/
3) Efter bekräftelse från Drachenwalds kalender, måste annons skickas till Dragon’s Tale (DT).
Skickas via e-post till chronicler@drachenwald.sca.org “[DT] Name of Event” som titel.
Mer information om hur man skriver en eventannons finns på http://www.drachenwald.sca.org/offices/chronicler/guidelines-event-announcement/
Annonsen måste publiceras i Dragons Tale senast samma månad som eventet hålls. Om Eventet sker före den 10:e i månaden, ska annonsen vara med i föregående månads tidning.
För att få annonsen med i tid, ska den skickas till Drachenwald-krönikören (DW Chronicler) så den hinner publiceras senast två månader innan planerat datum.
Annonsen måste innehålla följande information:
– Namn på arrangerande lokalgrupp / sponsor-grupp
– Huvudautokratens både mundana namn och SCA-namn, telefonnummer och e-post
– Adress till eventplatsen (om ingen adress finns, måste detta nämnas)
– Eventdatum och tid för start och slut
– Betalningsinformation (om aktuellt)
Det rekommenderas att även inkludera:
– Namn och kontaktinfo till ansvarig Marsk (om det förekommer bågskytte/fighting etc på eventet)
– Beskrivning om eventet (kurser/turnering/A&S etc)
– Vilka måltider som är inkluderade
– Information om siten (Ska man ha med sig tält och campa, finns crash space, är det sängar, ska man ta med sänglinne, osv…)
– Reseinformation (hur tar man sig dit)
– Anmälningsinformation (senaste dag för anmälan, hur man anmäler sig, regler för avanmälan)
– URL till eventwebsite, om sådan finns
– Restriktioner (om djur/öppen eld tillåten/om alkohol får tas med)
– Kontaktinformation för övrig eventgrupp (matokrat, A&S-koordinator etc.)
– Ev. återbetalning av avgifter (om sjuk, Corona etc.)
– Förändringar av förutsättningar
Vad gör ni om förutsättningarna för eventet förändras? Just nu har många event tyvärr berörts av Corona-pandemin och dess restriktioner både nationellt och internationellt.
Det vara klokt att lägga till några meningar att ni t.ex. har ett sista datum för att ställa in eventet, eller ifall restriktioner/förutsättningar förändras, och vad isåfall backupplanerna är. ”Under förutsättning att pandemirestriktioner inte förändras.”
Om det inte går att genomföra eventet som först planerats? Måste det ställas in helt? Om möjligt och beroende på eventplats, går det om deltagare endast umgås på nära avstånd med de man rest med? Att några få är på plats, t.ex. vid kröning, men att övriga får/kan se eventet online live och/eller i efterskott om inspelning? Eller kanske helt enkelt att man måste ställa in helt?
Får man tillbaka hela eventavgiften om förkylningssymptom och ej kan komma? Eller beror det på om eventet går runt i sig, annars minst hälften av avgiften tillbaka?
Kom ihåg att uppdatera information löpande och så snabbt som möjligt om ni använder sociala media för att annonsera om eventet! Kommer det besökare som inte talar svenska? Försöka ha iallafall engelsk översättning eller sammanfattning tillgänglig.